سومین همایش ملی اقتصاد دفاع

راهنمای برگزاری پیش نشست ها

مقدمه: برگزاری نشست های تخصصی پیش از همایش ها (یا به بیان دیگر «پیش نشست ها»)، یکی از ابزارهای مهم در غنی ‏سازی علمی همایش‏ ها محسوب می شود. راهنمای حاضر به منظور بهره ‏گیری هرچه بیشتر از این فعالیت علمی و یکنواخت سازی روش برگزاری پیش نشست های تخصصی سومین همایش ملی اقتصاد دفاع تدوین گردیده و امید است که برگزار کنندگان پیش نشست ها با رعایت مفاد آن و هماهنگی هرچه بیشتر با دبیرخانه همایش، دست اندرکاران این همایش ملی را در نیل به اهداف آن یاری رسانند.

اعلام به موقع اطلاعات پیش نشست به دبیرخانه همایش: برگزار کننده محوری پیش نشست^[1] اطلاعات اصلی پیش نشست {شامل: عنوان نشست – نام برگزار کنندگان و لوگو آن ها (با کیفیت بالا)– عنوان و نام و نشان رئیس، دبیر، سخنرانان / ارائه دهندگان – عناوین سخنرانی / ارائه هر یک از سخنرانان / ارائه دهندگان – زمان (ساعت – روز - تاریخ) و مکان برگزاری نشست} را حداقل 15 روز کاری پیش از زمان برگزاری به صورت مکتوب به دبیرخانه نشست اعلام می شود.
مستندسازی پیش نشست: مستندسازی پیش نشست (تهیه فیلم و عکس، ضبط صوت، و انجام مصاحبه با برخی از صاحب نظران حاضر در جلسه) به صورت متمرکز از طریق اعزام تیم رسانه ای از سوی برگزار‏کنندگان اصلی همایش^[2] انجام می شود. برای این منظور تبادل اطلاعات و انجام هماهنگی های مورد نیاز بین دبیرخانه همایش و برگزار‏کننده محوری (شامل اعلام صورت اسامی و شماره پلاک و اسم راننده خودرو تیم رسانه ای توسط دبیرخانه، و اعلام اطلاعات مورد اشاره در بند 1 بالا و هماهنگی ورود تیم رسانه ای به محل برگزار نشست از سوی برگزار کننده محوری) انجام می شود.
اطلاع رسانی پیش نشست: با دریافت اطلاعات بند 1 بالا، طراحی پوستر و استند پیش نشست به صورت متمرکز از سوی دبیرخانه همایش(دارای طرح ثابت مصوب) انجام و حداکثر 7 روز کاری قبل از زمان برگزاری به برگزار کننده محوری ارسال می شود. برگزار کننده محوری ضمن چاپ پوستر و استند نشست، اطلاع رسانی لازم را از طریق ابزارهای موجود (سایت، تابلوها، مکاتبات) به علاقمندان انجام می دهد. دبیرخانه همایش نیز اطلاع رسانی لازم را از طریق پیام رسان های داخلی و سایت همایش و همچنین نصب پوستر در اماکن مورد نظر انجام می دهد.
هزینه ها: برگزاری پیش نشست هزینه هایی از قبیل: هزینه پذیرایی، حق الزحمه نفرات (رئیس و دبیر نشست، ارائه کننده / سخنران)، چاپ پوستر و استند، و ... دارد که تأمین آن بر اساس تفاهم انجام شده میان دبیرخانه همایش و برگزار کننده محوری بر عهده یکی از دو طرف خواهد بود.
پذیرایی: پذیرایی نشست ها از سوی برگزار کننده محوری انجام خواهد شد. این پذیرایی حداقل شامل مواردی همچون چای / نسکافه – بیسکویت / کیک – میوه فصل (حداکثر دو نوع) می‏گردد.
نتایج نشست: به منظور بهره برداری علمی از پیش نشست برگزار شده، پیاده سازی مباحث جلسه و جمعبندی آن ضرورت داشته و بر عهده برگزار کننده محوری است. برگزار کننده پیش نشست حداکثر یک هفته پس از برگزاری، نتایج پیش نشست را که به تأیید رئیس نشست و نمایندگان حاضر در جلسه^[3] رسیده است، در قالب فرمت ضمیمه این راهنما به دبیرخانه همایش ارسال می نماید.
نمایندگان: نمایندگانی از سوی دبیرخانه همایش و برگزار کننده محوری نشست حداکثر یک هفته مانده به زمان برگزاری تعیین و ضمن معرفی به یکدیگر، در جلسه شرکت می نمایند که وظیفه آنان نظارت بر روند صحیح برگزاری نشست و هماهنگی بیشتر با مبادی اعزام کننده می باشد.
حق الزحمه: حق الزحمه عناصر اصلی نشست (رئیس – دبیر – سخنرانان / ارائه دهندگان) از قبل پیش بینی و در خاتمه هر نشست با تأیید نمایندگان اعزامی دبیرخانه و برگزار کننده محوری پرداخت می شود.
دسترسی فضای مجازی: پنل گروه اقتصاد در بستر اسکای روم^[4] برای نشست ها (بشرط عدم تلاقی دو نشست) در اختیار قرار خواهد گرفت.
نشر نشست: نشست پس از پیاده سازی و خلاصه سازی به همراه تصاویر در سه سایت: دانشگاه عالی دفاع ملی / سومین همایش ملی اقتصاد دفاع / انجمن علمی اقتصاد دفاع ایران منتشر خواهد شد.

[1] . مسئولیت برگزاری یک پیش نشست به صورت پیش فرض بر عهده یک سازمان یا مرکز علمی خواهد بود که در این راهنما به عنوان برگزار کننده محوری نامبرده می شود. لیکن ممکن است سازمان‏ها یا مراکز علمی دیگر نیز بنا به موضوع پیش نشست، با برگزار کننده محوری هماری نمایند. در این راهنما مخاطب اصلی، برگزار کننده محوری بوده و سایر سازمان ها یا مراکز عملی همکار بوسیله برگزار کننده محوری هماهنگ خواهند شد.

[2] . برگزار کنندگان اصلی همایش دانشگاه عالی دفاع ملی و انجمن اقتصاد دفاع می باشند.

[3] . در هریک از جلسات پیش نشست نمایندگانی از سوی دبیرخانه همایش و برگزار کننده محوری شرکت نموده و ضمن نظارت بر فرآیند صحیح برگزاری نشست، نتیجه نهایی نشست را امضاء خواهند نمود.

[4]. آدرس پنل اسکای روم گروه اقتصاد https://www.skyroom.online/ch/da-a/eghtesad